Catatan akhir Februari 2014

Dalam seminggu terakhir di bulan Februari ini ada beberapa catatan kecil dari pekerjaan di kantor yang patut menjadi pembelajaran. Yang pertama tentang project management yang menjadi makanan sehari-hari kami di kantor terutama setelah berfungsi sebagai PMO (Project Management Office). Setelah project charter selesai, target berikutnya adalah pembuatan project management plan untuk mendetilkan lagi beberapa paket kerja yang masih dalam bentuk high level di project charter. Karena sifatnya adalah project, yang pada dasarnya bukan pekerjaan yang sifatnya rutin, maka seharusnya semua pekerjaan dalam projek dikerjakan oleh semua anggota projek di bawah komando project managernya. Beberapa projek yang kami tangani masih tercampur antara pekerjaan rutin dan yang sifatnya dikerjakan oleh projek.

Catatan kedua tentang pembuatan work breakdown structure atau struktur detil kerja yang digunakan untuk menentukan berapa besar pekerjaan yang akan ditangani. Pendetilan kerja ini dibuat seperti struktur atau hirarki organisasi yang terus bercabang di bawah. Tujuan utama ada di paling atas, kemudian diikuti oleh beberapa pekerjaan besar berikutnya di level dua. Namun ada satu hal yang dirasakan kurang yaitu ketiadaan pemahaman dalam menentukan pekerjaan di level dua sehingga pembuatan “cabang” pekerjaan belum mencerminkan pekerjaan sebagai penyelesaian masalah yang ada di tujuan utama. Dampaknya ada pekerjaan yang terlihat tumpang tindih atau duplikasi. Hal ini dapat terjadi karena pada tahapan desain, belum dilakukan analisa yang mendalam terhadap permasalahan yang dihadapi untuk dapat diterjemahkan dalam “problem tree”. Keberadaan problem tree sangat membantu pembuatan WBS sehingga dapat lebih terstruktur dan pekerjaan dapat dibagi habis menjadi “apa” atau “bagaimana”.

Catatan ketiga tentang para stakeholder dari project. Pembuatan project charter dan project management plan sebagai rangkaian project management adalah sesuatu yang baru di lingkungan kerja kami. Sehingga pendetilan pekerjaan ini sangat time consuming dan menjadi beban bagi para anggota project. Sejatinya, semua proses ini nantinya digunakan untuk membantu dan menjadi penunjuk bagi pelaksanaan pekerjaan. Pada tahapan ini, dirasakan perlu usaha dan pendekatan lebih keras agar para stakeholder merasa nyaman dan membutuhkan proses ini. Mungkin project officers yang menjadi agent PMO dan anggota PMO itu sendiri juga perlu memposisikan dan berlaku  sebagai mana layaknya customer service, bukan sebagai debt collector.

Catatan terakhir adalah tentang proses administrasi surat menyurat yang memakan waktu proses cukup lama. Karena ada surat yang sudah dekat batas waktunya dan diperlukan segera, ditanyakanlah ke bagian yang menangani surat tersebut. Jawabannya “Tenang saja, pasti selesai, biasanya juga begini”. Suatu jawaban standar yang mencerminkan pembenaran pada suatu kebiasaan yng tidak benar. Dalam posisi seperti ini, alangkah baiknya bila kita “membiasakan yang benar, bukan membenarkan yang biasa”. Hal ini juga sebenarnya terjadi di bagian kami. Ketika ada surat keluar yang perlu persetujuan saya dan kemudian saya koreksi (bahkan terkadang hanya menghapus satu kata), surat tersebut akan masuk lagi 2-3 hari kemudian; bahkan ada yang seminggu kemudian. Apakah perlu selama itu? Tentu saja tidak, Suatu kebiasaan yang perlu diperbaiki untuk menjadi yang lebih baik.

Tetap semangat!

-Frans-

Tinggalkan komentar

Filed under Daily life

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s